Desde el inicio del COVID19 se ha instaurado en muchas empresas la modalidad de teletrabajo, usando las teleconferencias como una herramienta clave de comunicación entre los equipos. Lamentablemente, mis amigos me han comentado sobre la cantidad excesiva de teleconferencias que se ha generado y la falta de estructura de éstas. Es por lo que me gustaría compartir algunos consejos para facilitar este tipo de reuniones.

* Las teleconferencias son para discutir temas concretos y no para completar las horas de trabajo. El exceso de teleconferencias disminuye la productividad y puede afectar la motivación del equipo.

* Las teleconferencias deben ser acotadas, ej. máximo 1 hora, ya que no es fácil mantener la atención de un grupo por más tiempo.

* Es recomendable tener una agenda con puntos concretos a tratar, esto ayuda a centrarnos en lo importante y a no alargar la reunión.

* La persona que organiza la teleconferencia debería actuar como moderador. Esto ayuda a que todos los participantes puedan opinar/participar sin interrumpir al resto.

* Cuando una teleconferencia incluye un grupo grande de personas, por ejemplo 10+, es recomendable que sólo la persona que presenta tenga su micrófono activo para evitar distracciones/ruidos innecesarios.
Cuando el resto del equipo quiera participar, pueden activar su micrófono o usar la opción de chat de las teleconferencias.

* Para fomentar las interacciones sociales con el equipo se puede organizar una teleconferencia semanal que sea exclusivamente para sociabilizar. Por ejemplo, con mis compañeros de Inglaterra los Viernes tenemos un ‘quiz meeting’.

Recuerden, las teleconferencias son herramientas muy importantes para trabajar a distancia, pero deben usarse adecuadamente para mantener su efectividad.

Roxana López
MSc Project Management
Consultor Senior en Isandex
roxana.lopez@isandex.com